Privacy Policy

Privacy Policy

SMRT HOLDINGS BERHAD (659523-T)
PERSONAL DATA PROTECTION NOTICE

A. Introduction
The Personal Data Protection Act 2010 (“the PDPA”), which regulates the processing of personal data in commercial transactions, has been passed by the Government of Malaysia and has been in force since 15 November 2013. As required under the PDPA and as part of our commitment in protecting your privacy, we have formulated this Personal Data Protection Notice in order to describe the ways and manner in which SMRT Holdings Berhad and all its subsidiaries (hereinafter “SMR Group”, “we”, “us” or “our”) collects, uses and processes Personal Data which we obtain about you either directly from you or through various means, which includes:

(i) The provision of your Personal Data to us through our Website at www.smrhrgroup.com (“Website”);
(ii) Through our communication and interaction with you through other means, including that taking place at events, seminars, conferences and talks, either hosted by us or otherwise;
(iii) From relevant third parties e.g. referees; and
(iv) From information available in the public domain.

For purposes of this Personal Data Protection Notice, “Personal Data” means information in respect of commercial transactions which identifies you as an individual as defined under the PDPA, including any sensitive personal data. This Notice is provided to you in both English and Bahasa Malaysia language, as required under the PDPA and only applies in respect of commercial transactions.

The Personal Data which we collect and process about you will depend on the nature of your dealings with us and may include, but is not limited to your personal information including but not limited to your name, identity card number, passport number, telephone number, address, e-mail address, bank account details and/or any other personally identifiable information that has been or may be collected, retained, used and processed by SMR Group from time to time.

B. Purposes of Collection and Processing
We may use your Personal Data for the purposes which are either directly or indirectly related to the services for which you have engaged us or for purposes related to our business activities, which may include, among others:

(i) To communicate with you as (a) our existing, former or prospective client; (b) a representative of such existing, former or prospective client; or (c) as a business contact;
(ii) To address queries and/or respond to your requests and/or comments;
(iii) To process your registration to participate in any of our programmes e.g. seminars, courses and training programmes;
(iv) To provide you with ongoing information on programmes, products and services offered by SMR Group and its related corporations, affiliates and business partners, for example, by sending you brochures, pamphlets and promotional materials on such products and services which you may be interested in;
(v) For internal administrative purposes;
(vi) For research purposes including historical and statistical purposes and analysis;
(vii) For the planning and implementation of any corporate proposals, such as sale of business, sale of assets, acquisitions and mergers;
(viii) For the processing and collection of any payments due and payable to us;
(ix) To comply with legal, regulatory and/or governmental obligations;
(x) To satisfy requirements of applicable law or to abide by court order;
(xi) For the purposes of enforcing or defending our legal rights and/or obtaining legal advice;
(xii) To consider and to process applications for engagement with SMR Group;
(xiii) To consider and to process applications for employment with SMR Group, including contract- based and part-time employment;
(xiv) For any other purposes that are incidental or ancillary to or in furtherance to the above purposes; and
(xv) For such other purposes as may be directed by or consented to by you;

Such Personal Data provided may be voluntarily given by you. However, if you do not provide your Personal Data, SMR Group may not be able to communicate with you, process your registrations and/or provide you with information, products and/or services which you may require. We utilise appropriate policies and procedures to safeguard the Personal Data collected, to maintain data accuracy, to ensure appropriate use of the Personal Data and to prevent unauthorised access or disclosure of the same.

C. Disclosure and Transfers Outside Malaysia
SMR Group may disclose your Personal Data to the following categories of third parties (who may be located within or outside Malaysia) for any of the purposes as set out in Section B above.

(i) Vendors, contractors, agents and other third party service providers engaged by us;
(ii) Our business partners, related corporations and affiliates;
(iii) Governmental, legal and/or regulatory authorities in order to comply with legal or regulatory requirements, including any requirements relating to disclosures;
(iv) Any other third party as may be required by applicable law or court order; and
(v) Our auditors, legal advisers and our other professional advisers.

Both within and outside the SMR Group, your Personal Data may also be transferred to locations outside Malaysia and stored in any server located in Malaysia or outside Malaysia, for any of the purposes as set out in Part B of this Privacy Notice.

D. Right to Request Access and Correction and to Limit Processing
As an individual you have the right, as accorded by the PDPA, to request access and correction to the Personal Data which we hold about you. In general and subject to certain exemptions, you are entitled to request access to your Personal Data, including for copies of the same, for which we may impose upon you the payment of a prescribed fee. You may at any time submit to us any inquiries and/or complaints or request to limit our processing of your Personal Data and, upon payment of a prescribed fee, request in writing for access to, or correction of, your Personal Data by contacting our Personal Data Protection Officer by e-mail at pdpa@smrhrgroup.com or by phone at 03-2296 9199 or by fax at 03-2296 9099 or by registered mail to be addressed to 15-7, Signature Office (Block A), The Boulevard, Mid Valley City, Lingkaran Syed Putra, 59200 Kuala Lumpur.

E. Your Consent
In the event that you do not approve or accept our use of your Personal Data in any of the ways as we have detailed out in this Privacy Notice, you may inform us of this by contacting our Personal Data Privacy Officer, whose contact details are as specified above. For example, if you do not wish for us to provide you with information and/or to market our programmes, products and services to you, you may exercise your right to opt-out by contacting our Personal Data Protection Officer accordingly.

We will continue to handle and process your Personal Data in accordance with this Privacy Notice unless we hear otherwise from you.

F. Revision and Amendments
We may revise, update, modify or amend the terms of this Privacy Notice at any time without prior notice to you, by placing the updated version of it on the Website. By continuing to use our Website and continuing your relationship with us without any written objection following the revision, modification or amendment to this Privacy Notice, you are deemed to accept such revisions, modifications or amendments. You are advised to check this Privacy Notice on the Website on a regular basis from time to time.

SMRT HOLDINGS BERHAD (659523-T)
NOTIS PERLINDUNGAN DATA PERIBADI

A. Pengenalan
Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (“APDP”), yang mengawal selia pemprosesan data peribadi untuk tujuan transaksi-transaksi komersil telah berkuatkuasa sejak 15 November 2013. Seperti yang dikehendaki di bawah APDP dan sebagai sebahagian daripada komitmen kami dalam melindungi privasi anda, kami telah menformulasikan Notis Perlindungan Data Peribadi ini bagi memberi penjelasan tentang cara-cara bagaimana SMRT Holdings Berhad dan semua anak syarikatnya (selepas ini dirujuk sebagai “Kumpulan SMR” atau “kami”) mengumpul, menggunakan dan memproses Data Peribadi yang kami perolehi tentang anda, sama ada secara terus daripada anda atau melalui kaedah-kaedah lain, yang termasuk:

(i) Penyerahan Data Peribadi anda kepada kami melalui laman web kami di www.smrhrgroup.com (“Laman Web”);
(ii) Melalui komunikasi dan interaksi kami dengan anda melalui saluran-saluran lain, termasuk yang berlangsung di sebarang acara-acara, seminar-seminar, persidangan-persidangan dan ceramah-ceramah, sama ada yang dianjurkan oleh kami atau sebaliknya;
(iii) Daripada pihak-pihak ketiga yang relevan contohnya pihak yang memberi rujukan kepada kami; dan
(iv) Daripada maklumat yang tersedia ada di dalam domain awam.

Bagi tujuan-tujuan Notis Perlindungan Data Peribadi ini, “Data Peribadi” bermaksud maklumat berhubung dengan transaksi-transaksi komersil yang mengidentifikasikan anda sebagai seorang individu seperti yang ditakrifkan di bawah APDP, termasuk sebarang data peribadi sensitif. Notis ini adalah tersedia kepada anda dalam kedua-dua Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, seperti yang dikehendaki di bawah APDP dan hanya terpakai berhubung dengan transaksi-transaksi komersil sahaja.

Data Peribadi yang dikumpulkan dan diproses oleh kami berkenaan anda akan bergantung kepada bentuk urusan anda dengan kami dan mungkin termasuk, tetapi tidak terhad kepada nama, nombor kad pengenalan, nombor pasport, nombor telefon, alamat, alamat e-mel, butir-butir akaun bank dan/atau sebarang maklumat pengenalan peribadi anda yang telah atau mungkin dikumpulkan, dipegang, digunakan dan diproses oleh Kumpulan SMR dari masa ke semasa.

B. Tujuan-tujuan Pengumpulan dan Pemprosesan
Kami akan menggunakan Data Peribadi anda untuk tujuan-tujuan yang berhubung secara langsung ataupun tidak langsung dengan perkhidmatan-perkhidmatan kami yang telah anda pilih ataupun untuk tujuan-tujuan yang berhubung dengan aktiviti-aktiviti perniagaan kami, yang termasuk, antara lain:

(i) Untuk berkomunikasi dengan anda
(a) sebagai pelanggan sedia ada, pelanggan terdahulu atau pelanggan prospektif kami;
(b) sebagai wakil atau representatif kepada pelanggan sedia ada, pelanggan terdahulu atau pelanggan prospektif kami; atau
(c) sebagai kenalan perniagaan;
(ii) Untuk melayan sebarang pertanyaan dan/atau untuk memberikan maklum balas kepada sebarang permintaan dan/atau komen yang diterima daripada anda;
(iii) Untuk memproses pendaftaran anda bagi mengambil bahagian di dalam mana-mana program yang dianjurkan oleh kami contohnya seminar-seminar, kursus-kursus dan program-program latihan;
(iv) Untuk membekalkan anda dengan informasi berterusan berkenaan dengan program-program, produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan yang ditawarkan oleh Kumpulan SMR dan pertubuhan-pertubuhan berkaitannya, ahli-ahli gabungan dan rakan-rakan perniagaannya, sebagai contoh, dengan mengirimkan kepada anda risalah-risalah dan bahan-bahan promosi berkenaan produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan tertentu yang mungkin anda minati;
(v) Untuk tujuan-tujuan pentadbiran dalaman;
(vi) Untuk tujuan-tujuan penyelidikan termasuk tujuan-tujuan rekod sejarah, statistik dan analisis;
(vii) Untuk perancangan dan pelaksanaan sebarang cadangan korporat, seperti penjualan perniagaan, penjualan aset, pemerolehan dan penggabungan;
(viii) Untuk pemprosesan dan pengutipan sebarang pembayaran yang tertunggak dan perlu dibayar kepada kami;
(ix) Untuk mematuhi undang-undang, peraturan dan/atau obligasi-obligasi kerajaan;
(x) Untuk memenuhi keperluan undang-undang yang terpakai atau untuk mematuhi perintah mahkamah;
(xi) Untuk tujuan-tujuan penguatkuasaan atau mempertahankan hak-hak kami di sisi undang-undang dan/atau memperolehi nasihat undang-undang;
(xii) Untuk mempertimbangkan dan memproses permohonan-permohonan untuk menjalankan urusan dengan Kumpulan SMR;
(xiii) Untuk mempertimbangkan dan memproses permohonan-permohon pekerjaan dengan Kumpulan SMR, termasuk pekerjaan atas dasar kontrak dan separuh masa;
(xiv) Untuk sebarang tujuan sampingan lain atau tujuan-tujuan sokongan atau lanjutan kepada tujuan-tujuan di atas; dan
(xv) Untuk tujuan-tujuan lain sebagaimana yang diarahkan atau yang dibenarkan oleh anda.

Data Peribadi yang diperolehi oleh kami adalah diberikan secara sukarela oleh anda. Walau bagaimanapun, sekiranya anda tidak memberikan Data Peribadi anda kepada kami, Kumpulan SMR mungkin tidak akan dapat berkomunikasi dengan anda, tidak dapat memproses pendaftaran anda dan/atau tidak dapat memberikan anda maklumat-maklumat, produk-produk dan/atau perkhidmatan-perkhidmatan yang mungkin anda perlukan. Kami menggunapakai polisi-polisi dan tatacara-tatacara yang sewajarnya untuk melindungi Data Peribadi yang kami kumpulkan, untuk memastikan ketepatan data, memastikan penggunaan wajar Data Peribadi tersebut dan untuk mengelakkan dan mencegah sebarang akses atau pendedahan yang tidak dibenarkan ke atas Data Peribadi tersebut.

C. Pendedahan dan Pemindahan Ke Luar Malaysia
Kumpulan SMR mungkin mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga dalam kategori berikut (yang mungkin mempunyai lokasi di dalam atau di luar Malaysia) untuk sebarang tujuan seperti yang disenaraikan di dalam Bahagian B di atas.

(i) Kontraktor-kontraktor, agen-agen dan penyedia perkhidmatan pihak ketiga lain yang dilantik oleh kami;
(ii) Rakan-rakan niaga kami, pertubuhan-pertubuhan berkaitan kami dan ahli-ahli gabungan kami;
(iii) Pihak kerajaan, perundangan dan/atau penguatkuasa kawal selia bagi memastikan pematuhan dengan undang-undang atau keperluan kawal selia, termasuk sebarang keperluan yang berkaitan dengan pendedahan;
(iv) Sebarang pihak ketiga lain sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang yang terpakai atau perintah mahkamah; dan (v) Juruaudit kami, penasihat guaman kami dan penasihat-penasihat profesional kami yang lain.

Sama ada di dalam atau di luar lingkungan Kumpulan SMR, Data Peribadi anda mungkin juga akan dipindahkan ke lokasi di luar Malaysia dan disimpan di dalam mana-mana pelayan (server) yang terletak di dalam atau di luar Malaysia, untuk sebarang tujuan seperti yang disenaraikan di dalam Bahagian B Notis Perlindungan Data Peribadi ini.

D. Hak untuk Memohon Akses dan Pembetulan dan untuk Menghadkan Pemprosesan
Sebagai seorang individu, anda mempunyai hak, seperti yang diperuntukkan oleh APDP, untuk memohon akses dan memohon pembetulan kepada Data Peribadi anda yang berada di dalam pegangan kami. Secara umumnya dan tertakluk kepada pengecualian-pengecualian tertentu, anda berhak untuk memohon akses kepada Data Peribadi anda, termasuk untuk memohon untuk mendapatkan salinan-salinan Data Peribadi anda, di mana untuk memproses permohonan anda, kami mungkin akan mengenakan yuran dalam jumlah yang ditetapkan.

Anda boleh pada bila-bila masa mengemukakan kepada kami sebarang pertanyaan dan/atau aduan atau memohon untuk menghadkan pemprosesan kami ke atas Data Peribadi anda dan selepas memjelaskan pembayaran yuran yang ditetapkan, boleh memohon secara bertulis untuk mendapatkan akses atau untuk memperbetulkan Data Peribadi anda dengan menghubungi Pegawai Perlindungan Data Peribadi kami melalui e-mel di pdpa@smrhrgroup.com atau melalui telefon di 03-2296 9199 atau melalui faks di 03-2296 9099 atau melalui surat berdaftar yang dialamatkan kepada 15-7, Signature Office (Block A), The Boulevard, Mid Valley City, Lingkaran Syed Putra, 59200 Kuala Lumpur.

E. Kebenaran Daripada Anda
Sekiranya anda tidak bersetuju atau tidak menerima penggunaan Data Peribadi anda oleh kami mengikut cara-cara seperti yang telah diperincikan di dalam Notis Privasi ini, anda boleh memaklumkan perkara ini kepada kami dengan menghubungi Pegawai Perlindungan Data Peribadi kami dengan menggunakan butiran-butiran seperti yang disenaraikan di atas. Sebagai contoh, sekiranya anda tidak mahu menerima sebarang informasi daripada kami dan/atau tidak bersetuju untuk membenarkan kami memasarkan program-program, produk-produk dan perkhidmatan-perkhidmatan kami kepada anda, anda boleh melaksanakan hak anda untuk memilih keluar (opt-out) dengan sewajarnya dengan menghubungi Pegawai Perlindungan Data Peribadi kami.

Kami akan terus mengendalikan dan memproses Data Peribadi anda selaras dengan Notis Privasi ini melainkan kami telah menerima notis daripada anda untuk memaklumkan sebaliknya.

F. Semakan dan Pindaan
Kami boleh menyemak, mengemaskini, mengubahsuai atau meminda terma-terma Notis Privasi ini pada bila-bila masa tanpa memberikan notis terdahulu kepada anda, dengan meletakkan versi kemaskininya di Laman Web. Melalui penggunaan berterusan Laman Web kami dan dengan meneruskan perhubungan anda dengan kami tanpa sebarang bantahan bertulis lanjutan daripada penyemakan, pengubahsuaian atau pemindaan kepada Notis Privasi ini, anda adalah dianggap telah menerima penyemakan, pengubahsuaian atau pemindaan tersebut. Anda dinasihati untuk menyemak Notis Privasi ini di Laman Web atas kadar tetap dari masa ke semasa.